Algemene voorwaarden bij locatieverhuur

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle verhuringen van de eventlocatie “De Bosdreefhoeve”, gelegen in de Bollestraat 1 te Gits

Betalings- en annuleringsvoorwaarden

Al onze prijzen zijn exclusief btw.

Bij iedere reservatie wordt een waarborg gevraagd.  Deze waarborg dient als garantie voor:

– mogelijke schade aan zaal, meubels of materiaal.

– extra kosten bij het niet naleven van onze huurvoorwaarden. (vb niet opgeruimd, overschrijding van de uren, afval niet verwijderd, stoelen en tafels niet teruggeplaatst,…)

– abnormale vervuiling of nalatigheid.  

De waarborg wordt uiterlijk 1 maand voor het evenement betaald via overschrijving.  

Na afloop van het evenement wordt de zaal gecontroleerd.  Indien alles in orde is bevonden, wordt de waarborg teruggestort op het door de huurder opgegeven rekeningnummer.  In geval van schade of extra kosten wordt het overeenkomende bedrag ingehouden, met vermelding van de reden.

Een reservatie is pas definitief na volledige betaling van de waarborg

De klant is akkoord om facturen te ontvangen via mail of andere media.  Er kan ook contant betaald worden, en dit voor aanvang feest.  Alle andere verbruikte goederen zullen u aangerekend worden via factuur

De facturen zijn betaalbaar binnen de 10 dagen na factuurdatum

De kosten van huur zaal, verbruik drank en extra kosten, enz. worden via factuur aan de huurder overgemaakt

Bij laattijdige betaling is een schadebeding verschuldigd van 10% op het factuurbedrag. Bij niet-betaling wordt hier gevolg aan gegeven.

Annulering dient per mail te gebeuren.  Bij annulering minder dan 2  maanden voor het evenement zal 75% van uw voorschotbedrag worden afgehouden.  Bij minder dan 4 weken is er geen terugbetaling mogelijk

Bij schade aan de zaal of materiaal wordt deze kost aangerekend op de factuur als nieuwwaarde

De Bosdreefhoeve kan niet verantwoordelijk gesteld worden, noch door de zaalgebruiker, noch door de gebruikers voor ongevallen of andere eventuele schadelijke gevolgen, die zouden voortvloeien uit het gebruik van de aanwezige roerende goederen of het gebruik van de zaal

Bij inbreuk van 1 van bovenstaande artikelen van dit contract behoudt de verhuurder zich het recht voor een forfaitaire vergoeding van 250€ aan te rekenen

In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen afdeling Brugge-Oostende bevoegd

Parkeren

Wij zijn niet verantwoordelijk voor eventuele schade aan de auto’s.

Gebruik zaal

Het sluitingsuur dient u overeen te komen met de uitbaters

De huurder is hoofdelijk verantwoordelijk voor wat er in de zaal gebeurt in de aangeduide periode van verhuring.

De huurder draagt alle verantwoordelijkheid en is akkoord alle schade te vereffenen, dewelke zou kunnen voortvloeien uit de door hem ingerichte activiteit.

De huurder zal erop letten dat er geen schade wordt aangericht op de parking en de daartoe geparkeerde wagens

Het is de huurder niet toegestaan de zaal onder te verhuren aan derden

Sambam is ten aanzien van de huurder.  Bij controle hiervan en geen geldig bewijs zal de boete rechtstreeks naar de huurder gaan

Extra kosten

Bij gebruik eigen of gehuurd springkasteel wordt een vergoeding van 35€ gevraagd voor de elektriciteit

Bij gebruik van onze OFYR wordt 35€ aangerekend.  Deze dient na gebruik schoongemaakt te worden

Als een externe traiteur aangesteld wordt, vragen we een logistieke vergoeding van 95€ exclusief btw en dit voor gebruik keuken en alle materialen

De tafelnappen kunnen gebruikt worden en dit aan 6€/stuk

Koelwagens kunnen door een externe firma gehuurd worden, hier wordt een  bijdrage van 40€ gevraagd voor elektriciteit.

Drankforfait is een populaire formule bij ons,  (met uitzondering van sterke dranken) en dit aan 30€ per persoon;

U brengt uw eigen drank mee?  Er wordt kurkrecht per persoon of per fles/bak aangerekend

Initiatieles paardrijden.  Prijs afhankelijk van aantal kinderen en aantal lesgevers. 

Roken is verboden in de zaal, enkel buiten.  De peuken worden ten allen tijde enkel en alleen in de asbakken gegooid, niet op de grond.

Gebruik van nietjes, duimspijkers of ander hechtingsmateriaal zoals dubbelzijdig kleefband is niet toegestaan.

Er worden geen gaten gemaakt in de muur

Vuurwerk, fakkels of ander brandbaar materiaal zijn niet toegelaten

Regeling van klimatisatie wordt door ons gedaan.

Na gebruik van de zaal

Alles wordt borstelschoon achtergelaten,  bij extreme omstandigheden wordt dit door jullie gedweild

Tafels en stoelen worden terug geplaatst.

Alle versiering en vuilnis wordt door jullie opgeruimd en meegenomen

Alle afwas is gedaan door jullie, bij gebruik van de afwasmachine wordt deze geledigd door jullie

Gebruikte tafelnappen mogen op de grond voor de bar gelegd worden

Emmer, borstel, aftrekker, dweil staan in de kast keuken

Leeggoed en gebroken glazen dienen door jullie meegenomen te worden

Alle meegebrachte materialen dienen dezelfde dag terug meegenomen te worden

Alle lichten worden uitgedaan

Binnen en buiten wordt gecontroleerd of alles opgeruimd werd

Alle ramen en deuren worden toegedaan.

Indien de zaal niet borstelschoon en leeg werd achtergelaten zal dit op de eindfactuur aangerekend worden, met een beginbedrag van 50€, die kan gelang vermeerderen met 36€ per uur naargelang het aantal uur werk.

Dienen wij de opkuis voor jullie te doen, vragen wij wel om de tafels en stoelen netjes terug te plaatsen.  Alle versiering binnen en buiten dienen weggehaald te worden.  Alle glazen zijn afgewassen, hiervoor wordt een vergoeding gevraagd

Beschadigingen aan interieur, muren en toestellen zullen worden aangerekend op de eindfactuur 

Voorbereiden en vrijgeven zaal

Op de vooravond van het evenement kan de zaal als ze niet verhuurd is, gebruikt worden vanaf 18.30. Is ze verhuurd, dan kan dit de dag van jullie feest vanaf 8.30 u.

Geen zin meer om op te ruimen, dit kan de dag erna mits de zaal niet verhuurd is, hiervoor zal een forfaitaire kost aangerekend worden van 200€ per dagdeel

De huurder wordt geacht een goede huisvader te zijn voor de zaal, en de omgeving, deze goed te gebruiken en verlaten.  Bij het verlaten van de zaal dient respect gehouden te worden met de bewoners.  D.w.z. geen geluidshinder bij het verlaten van de zaal, alsook parking.

 Gebruik keuken

Koken en frituren enkel onder dampkap

Alle apparaten proper en terug gebruiksklaar achterlaten.

Percolator dient leeg te zijn.

Keuken borstelschoon achterlaten, fornuis poetsen

Bij gebruik frituur dient de olie terug afgetapt te worden, en terug meegenomen.

Alle vuilnis in zelf meegebrachte zak terug meedoen

 Geluid

Er mag geen geluidshinder zijn voor de buurtbewoners na 22u op de binnenplaats.  Bijzondere aandacht wordt gegeven na 22u aan openstaande deuren.

De huurder is verantwoordelijk voor de geluidsinstallatie.  Bij vaststellen van te hoge geluidsdrukniveaus (>95dB) of overlast na een klacht is de politie gemachtigd om de elektronisch versterkte muziek te beëindigen.

Max. 95dB dient steeds gerespecteerd te worden, ten allen tijde.  Bij het niet naleven hiervan is er politiecontrole mogelijk.

Bij feestmuziek dienen de terrasdeuren en de binnendeuren van de zaal gesloten te zijn.

 Catering

Catering is vrij, wel wordt een logistieke vergoeding gevraagd bij externe catering van 105€, en dit voor het gebruik van onze  keuken, afvalverwerking, elektriciteit en water.

Pensionstalling en privéruimtes

Bij het gebruik van de zaal is het niet toegelaten om de paardenstallen te betreden.  Cafetaria en terras van het paardenpension zijn enkel toegankelijk voor onze pensionklanten. Onze privé eigendommen zijn ook niet te betreden.

Onze weides en stallen zijn enkel te betreden door bevoegde personen. 

De paarden mogen onder geen beding gevoerd worden, dit om koliek te vermijden.

Verboden om in het zwembad te springen en zwemmen.

Bij het niet-naleven van dit huisreglement zal het feest stilgelegd worden.